Como me preparar para o trabalho remoto? Alguns de nossos especialistas compartilham suas dicas, práticas recomendadas e histórias.

O trabalho remoto está em ascensão. Os avanços na tecnologia e nas ferramentas baseadas na nuvem tornaram esse feito incrível possível – você pode trabalhar, se comunicar e colaborar virtualmente de praticamente qualquer lugar.

Você não precisa mais ficar confinado nas quatro paredes de um escritório tradicional.
Como empresa global, a Zoho é uma grande apoiante do trabalho remoto. Temos mais de 8.000 funcionários em 11 países e 10 escritórios, com uma minoria sólida trabalhando remotamente em suas casas.

Podemos até ficar conectados usando nossas próprias ferramentas digitais que criamos para nossos clientes.

No momento, o número de trabalhadores remotos pela primeira vez está aumentando. Atualmente, o Zoho adotou o trabalho em casa como nosso estado padrão – mas não estamos sozinhos. Agora, milhões de pessoas se juntam a nós, à medida que as empresas fazem a transição para configurações de trabalho remotas após o surto de coronavírus.

Se você é iniciante no trabalho remoto, temos algumas dicas, práticas recomendadas e histórias para compartilhar que ajudarão você a começar com o pé direito.

Aqui está o que alguns de nossos especialistas têm a dizer:
Alerta de postagem longa no blog! Traga uma xícara de café, isso pode demorar um pouco.

# 1 – Tenha as ferramentas certas
“Mesmo que os tempos sejam difíceis, na medida em que a humanidade é desafiada, com as ferramentas certas, coisas que podem parecer remotamente possíveis, podem ser possíveis remotamente” – Hariharan Muralimanohar, Diretor de Marketing – Zoho One

Você sabia que nossa nova Zoho Remotely suíte foi construída em menos de uma semana? Até o site entrou no ar em apenas 3 dias. Tivemos que gerenciar todo o projeto com todos que trabalhavam em locais diferentes, seguindo o novo mandato de trabalhar em casa. Já estávamos acostumados a conversar com colegas, mas dessa vez utilizamos com frequência nossos recursos de chamada de vídeo e áudio para interagir com colegas de equipe, designers, redatores e desenvolvedores. Essas ferramentas baseadas na nuvem possibilitaram que todos continuassem trabalhando como uma unidade à medida que o projeto avançava. É melhor estar preparado com o conjunto certo de ferramentas de software baseadas em nuvem ao se tornar remoto. Não consigo imaginar o quão mais difícil o projeto teria sido sem essas ferramentas.

Falando pessoalmente, como um homem de família com uma esposa e dois filhos que também eram obrigados a ficar em casa, tive que manter o foco no trabalho em meio a todo tipo de barulho doméstico. Sou grato por ter investido em bons fones de ouvido com cancelamento de ruído!

Obviamente, não é necessário dizer que é crucial ter uma configuração de banda larga de alta velocidade com um poderoso roteador WiFi. Portanto, é melhor estar preparado com as ferramentas de hardware certas para complementar suas ferramentas de software.

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Mesmo que os tempos sejam difíceis, na medida em que a humanidade é desafiada, com as ferramentas certas, coisas que podem parecer remotamente possíveis, podem ser possíveis remotamente.

# 2 – Auto-direto: seja seu próprio chefe (especialmente quando ninguém está por perto)
“Coloque seu trabalho no contexto de uma visão mais ampla, faça o que você acredita e torne tudo um jogo. Em breve, você chegará a um estágio em que o único chefe que precisará será você mesmo ”- Hari Narayanan, chefe de marketing – Zoho Projects and Sprints

Aqueles de nós que estão acostumados com o zumbido e as interações de um escritório ocupado podem achar difícil permanecer motivados quando de repente ficam sozinhos em casa. Este ajuste pode parecer impossível para alguns. Se você é uma dessas pessoas que luta com a transição, não há necessidade de se preocupar. Existem etapas que você pode executar para facilitar o período de ajuste. Com o tempo, você pode até aprender a usar o foco obtido na solidão para fazer muito mais.

O passo principal é manter em mente o seu objetivo ou “quadro geral”. A história dos três pedreiros é um ótimo exemplo. Quando perguntado por um transeunte sobre o que cada pedreiro está fazendo, o primeiro diz que está lascando pedras e o segundo diz que está ganhando a vida. Mas, o terceiro diz que está construindo uma grande catedral que será o orgulho da cidade. Houve até um incidente histórico semelhante no qual o presidente Kennedy perguntou a um zelador que limpava o chão da NASA o que estava fazendo. O zelador simplesmente respondeu que estava “ajudando a enviar um homem para a lua”.

Qual é a catedral que sua equipe ou organização está tentando construir? Qual é a sua missão na lua? Olhe para o seu trabalho não como uma série de tarefas, mas como contribuições indispensáveis para a realização de uma visão maior.

Faça o trabalho em que acredita. Você sente que o impacto que seu trabalho cria é proporcional às suas habilidades? Você considera esse impacto pessoalmente satisfatório? Caso contrário, pode ser que você esteja excessivamente concentrado em tentar agradar a outra pessoa, agindo por medo ou “apenas nisso pelo dinheiro”. Nenhuma dessas opções é a melhor posição para se encontrar se você estiver procurando por auto-motivação.

Muitas vezes, o que o cérebro deseja acima de tudo é gratificação instantânea. Você pode jogar isso gamificando seu trabalho. Estabeleça metas de curto prazo e conceda recompensas independentes do resultado de seu trabalho. Ex: “Se eu trabalhar durante as próximas três horas nesse problema difícil, vou assistir meu programa favorito ou tirar uma soneca pela próxima meia hora”. “Se eu puder limpar minha lista de tarefas até sexta-feira, irei ao spa durante o fim de semana.”

Para resumir, coloque seu trabalho no contexto de uma visão maior, faça o que você acredita e faça com que pareça um jogo. Em breve, você chegará a um estágio em que o único chefe necessário será você mesmo.

# 3 – Gerenciando uma equipe remotamente: reduzindo o atrito, reutilizando ferramentas e reciclando o conhecimento
“Mais sobre como as equipes podem alcançar a mesma mágica sem gastar tempo juntos.” - Prashanth Krishnaswami, chefe de marketing – Zoho Desk

O trabalho nem sempre é homogêneo. Pode ocorrer em vários níveis de complexidade e dificuldade. Uma boa parte do meu trabalho é gasta em minhas próprias entregas. Há também o trabalho em que colaboro com as pessoas que gerencio, reviso o trabalho delas, convido-as a revisar parte do meu trabalho, idealizar projetos e assim por diante. Além disso, há o trabalho de colaborar com pessoas de fora da minha equipe, de diferentes partes da empresa e até pessoas de fora da organização. Pelo menos dois terços de tudo isso aconteciam pessoalmente. Desde que começamos a trabalhar remotamente, tivemos que alcançar a mesma mágica sem fisicamente passar tempo juntos.

Nos últimos três anos, chegamos a algumas práticas recomendadas de comunicação dessas experiências. Agora, estamos usando essas mesmas práticas para se comunicar remotamente!

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Aqui está o que tentamos fazer:

Faça um brainstorming com o grupo: toda vez que começamos um novo projeto, normalmente gastamos tempo escrevendo ideias em diferentes páginas de um único documento. Isso ajuda a revisitar as próprias ideias de clareza, propósito e viabilidade.

Criar relacionamento: na ausência de interação pessoal, o vídeo funciona melhor para criar relacionamento. Isso é crucial quando trabalhamos com pessoas de outras equipes. Para cada projeto em que trabalhamos, nos conectamos e, no final de uma sessão de brainstorming, gastamos tempo em vídeo para avaliar ideias e chegar a conclusões básicas para desenvolver ainda mais.

Receba esclarecimentos: Qualquer dúvida pode surgir quando começamos a trabalhar nos detalhes de um projeto. Eles quiseram dizer isso quando escreveram isso? Eles assumiram esse detalhe para fins de discussão? Na maioria das vezes, essas perguntas não têm uma resposta simples de sim ou não. Eles exigem uma breve explicação, que geralmente é realizada com mais eficiência por meio da voz.

Lembretes e decisões rápidas: em um escritório, as pessoas lembram-se de projetos quando veem um colega de equipe que executa esse projeto. Enquanto trabalham remotamente, esses pequenos lembretes geralmente ficam fora de vista e fora de mente. As conversas em grupo ajudam a enfrentar esse desafio. Eles também são úteis para obter feedback dos colegas de equipe nos estágios iniciais do trabalho e votar rapidamente em decisões menores.

É melhor evitar discussões prolongadas sobre conversas em grupo, pois elas tendem a continuar sem parar, sem uma conclusão firme. A realização de uma vídeo chamada ajudará a resolver esses problemas.

FYIs e MOMs: Nossa distribuição de tarefas geralmente acontece nos Zoho Projects, e também acompanhamos o andamento dos projetos. Em quase todos os projetos, grande parte do trabalho acontece em segundo plano, e nem sempre é necessário notificar a todos a cada passo do caminho. Enviar essas notificações automaticamente em um grupo de bate-papo também pode inundar as pessoas. Usamos e-mails para atualizar os principais interessados sobre marcos importantes. Também enviamos um resumo da ata da reunião após qualquer reunião que envolva mais de 3 pessoas.

Criando conhecimento: Fazemos questão de compilar conhecimento interno sobre os detalhes de grandes projetos para compartilhar com todos os nossos stakeholders. Isso inclui coisas como os desafios que enfrentamos no projeto, como os superamos, o que evitar no futuro e como fazer algumas coisas melhor, todos os detalhes que serão referências úteis no futuro.

Tentamos manter o máximo possível desses processos assíncronos, o que ajuda cada pessoa a estruturar seu dia com base em suas próprias opções de produtividade. Dessa forma, todos estão felizes e todos somos capazes de realizar nosso trabalho, independentemente de todos os outros fatores.

# 4 – Humanize a tecnologia e seja mais atento
Trabalho remoto desde que me casei há 4 anos. Como a vida gostaria, meu parceiro de vida está instalado em outra cidade a cerca de 350 km de distância! Mas é claro, isso não é motivo para eu pôr um fim à minha carreira. A tecnologia torna extremamente fácil trabalhar remotamente e também permanecer conectado com o restante da equipe, além de meus próprios relacionamentos pessoais.

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“Enquanto a tecnologia nos mantém conectados, cabe a nós lembrar que existem seres humanos do outro lado.”, – Sharanya Ramachandran, chefe de marketing – Zoho Campaigns

Aqui estão algumas dicas sobre como você pode humanizar a tecnologia:
Permaneça disponível nos aplicativos de mensagens e de chamadas remotas enquanto o restante da equipe estiver trabalhando. Isso garante aos colegas que você é acessível e pode ser contatado imediatamente. Quando você estiver menos disponível, defina seu status de comunicação de acordo. [Por exemplo. “No almoço” ou “em uma demonstração”.]

Existem algumas tarefas que só podem ser realizadas com chamadas. Torne-se disponível para receber chamadas de trabalho.

Ao trabalhar com colegas em diferentes fusos horários, agende chamadas e reuniões em um horário mutuamente conveniente. Se um horário não for muito conveniente para você, sinta-se à vontade para informar outras pessoas.

Não diga “Olá [nome do colega]” em seus aplicativos de mensagens e aguarde outros responderem. Isso mantém a outra pessoa adivinhando. Em vez disso, adicione duas linhas explicando por que você está tentando entrar em contato com elas.

Ao liderar equipes remotas, tome iniciativa e inicie a conversa sobre trabalho. Não espere que seus colegas de equipe o atualizem para o dia.

Seja transparente. Continue mostrando a saída do trabalho para as partes interessadas relevantes da equipe. Isso melhora sua credibilidade e a confiança que seus colegas confiam em você.

# 5 – Documentação mestre
“Para facilitar a colaboração assíncrona, é bom anotar as coisas em um documento com mais frequência. Especialmente quando você trabalha remotamente. – Praval Singh, Diretor de Marketing, Zoho.com

Um dos aspectos cruciais do trabalho remoto é criar uma cultura de colaboração assíncrona. Alternar entre aplicativos de mensagens e canais o dia todo não é a melhor maneira de ser produtivo. É importante separar algumas horas por dia para fazer um trabalho independente. Ajuda quando você pode diferenciar entre o que é importante e o que é urgente. Isso é uma coisa que aprendi ao longo de 8 anos trabalhando remotamente.

Para facilitar a colaboração assíncrona, é bom documentar coisas importantes com frequência, especialmente quando você trabalha remotamente.

Por exemplo, compartilhar suas ideias em um documento com seus colegas antes ou depois de uma ligação os ajuda a se preparar melhor e evita possíveis falhas de comunicação. Isso também garante que todos estejam na mesma página (ou tenham um contexto melhor) antes de iniciar uma chamada.

Para equipes, é melhor criar um repositório de conteúdo comum. Isso acelera o processo de compartilhamento e colaboração.

Esta é a configuração do meu escritório em casa para trabalho remoto. É bom ter um espaço separado designado especificamente para atividades de trabalho.

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# 6 – Encontre seu lugar feliz para praticar a solidão e fazer o trabalho
“Acredito que o trabalho profundo é melhor realizado em solidão! Idealmente, gosto de trabalhar fora, porque um espaço aberto permite a contemplação com pouca ou nenhuma intervenção humana ou digital ”- Ambi Moorthy, chefe de desenvolvimento de parceiros – Zoho

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Além de alternar entre diferentes ambientes para trabalhar, tento manter um bom equilíbrio entre evitar distrações e permanecer conectado à minha equipe e aos nossos parceiros de negócios em todo o mundo através de chamadas de áudio e vídeo.

Quando estou trabalhando no escritório, minha linha de pensamento é constantemente interrompida por ser puxada para discussões ou problemas que exigem minha atenção imediata. No entanto, esse isolamento forçado, inadvertidamente, ensina a todos que devemos desacelerar nossos pensamentos, o que, por sua vez, promove uma melhor tomada de decisão.

É uma experiência restauradora quando posso apreciar o ar fresco e o chilrear dos pássaros, ou apenas observar o esquilo comendo um pedaço de noz enquanto estou de plantão com um parceiro que fecha o próximo grande negócio para Zoho. É extraordinário que eu experimente o melhor dos dois mundos.

# 7 – Evoluir e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal
“Se estamos satisfeitos e pacíficos no final do dia, e vemos um propósito para amanhã, sabemos que encontramos nosso equilíbrio.” – Kuppulakshmi Krishnamoorthy, Evangelista Chefe, Zoho para Startups

Sou mãe, mentora, voluntária, e minha esposa trabalha no Zoho também. Então, já faz um tempo desde que soube que não existe um “equilíbrio entre vida profissional e pessoal”.

Minha vida profissional e pessoal só se integram.
Aqui estão algumas coisas que eu faço como parte de minhas tentativas de conciliar as duas metades importantes da minha vida:

Identificando qual parte do meu dia eu sou mais criativa e definindo meu status para DND nesse período.

Usando o tempo que me sinto mais aborrecido para realizar tarefas que envolvem mudanças: cozinhar, jardinar, caminhar e dançar um pouco de zumba.

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Criar minha própria “lista de gratidão”, incluindo pessoas, coisas, oportunidades e lembranças pelas quais sou grato. Isso serve como uma grande âncora para permanecer positivo.

Escolher uma hora de cada dia e dividi-la em três caminhos de aprendizado de 20 minutos. Esse tempo pode ser reservado para ler algumas páginas de um livro, assistir a uma conversa do TED, ouvir um podcast ou até revisitar habilidades que não foram aprimoradas ou usadas por um tempo.

Voluntariado. Por mais que pensemos que o voluntariado se dedique a dedicar seu tempo, experiência e ser impactante, surpreendentemente, enche a alma de um propósito e o sentimento de satisfação e segurança. Existem muitas oportunidades de voluntariado online disponíveis. Apenas vá em frente!

Agrupar-se com colegas ou amigos que se motivam a ter uma alimentação saudável e se manterem no trabalho pode ajudar a permanecer motivado e positivo.
Se estamos satisfeitos e pacíficos no final do dia, e vemos um propósito para amanhã, sabemos que encontramos nosso equilíbrio.

Para concluir: decida, faça sua parte, e o resto virá para você naturalmente
O trabalho remoto realmente requer um forte compromisso. Pode demorar alguns dias ou alguns meses para dominar o trabalho remoto. Apenas seja profissional e tenha ritmo. Aproveite o tempo para aprender as cordas.

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